Personalinformationssystem

Ein Personalinformationssystem dient der Erfassung, [wiki:Speicherung], Verarbeitung, Pflege, [wiki:Analyse], Benutzung, Verbreitung, [wiki:Disposition], Übertragung und Anzeige von [wiki:Information]. Da Personalinformationssysteme heute computergestützte [wiki:Informationssystem] sind, kann die Bezeichnung PIS synonym für computergestützte PIS (CPIS) verwendet werden. Der Begriff des Human Ressource Information System (HRIS) wird gleichbedeutend verwendet.

Das PIS besteht aus [wiki:Hardware] (Rechner oder Rechnerverbund), [wiki:Datenbank], [wiki:Software], Daten und all deren [wiki:Anwendung], die für die [wiki:Verwaltung] des Personals benötigt werden.

Bestandteile

Zu den Elementen der Personalinformationssysteme gehören unter anderem:

aber auch

Architektur

[wiki:Schnittstelle]

Grundsätzlich sollten alle Komponenten auf gemeinsamer [wiki:Datenbasis] mit einander verknüpft sein. [wiki:Personaldaten] sollten mit gebräuchlichen PC-Programmen (Text- und Tabellenverarbeitung) bearbeitet werden können. Zur Gewährleistung der [wiki:Datensicherheit] sollte ebenfalls eine Verbindung zu den, im [wiki:Betrieb] üblichen, [wiki:Backup] bestehen.

In Hinsicht auf die Veränderungen im Bereich „Recruiting“ und „Mitarbeiterselbstverwaltung“ sollte auch eine Verbindung zum [wiki:Internet] und [wiki:Intranet] implementiert sein (s. Abschnitt: Entwicklungstrends).

Technik- und Datensicht

Die Bereitstellung der [wiki:Informationen] geschieht heutzutage weitgehend über ein PC-[wiki:Netzwerk], oft mit Windows als [wiki:Betriebssystem] an den Arbeitsplätzen und mit einem Hauptrechner ([wiki:Server]) im Hintergrund. Hierbei spielen bei der Auswahl mehrere Faktoren eine Rolle:

In der Arbeitsplatzdatenbank werden die Informationen über die Arbeitsplätze, die Tätigkeitsbereiche und die Positionen gespeichert.

Eine Möglichkeit der Gliederung einer solchen Datenbank ergibt sich aus dem [wiki:Angebot] der gespeicherten Merkmale:

Optimal ist die Verwaltung von Personal- und Arbeitsplatzdatenbank organisiert, wenn beide ähnlich strukturiert sind. So lassen sich durch eine simple Gegenüberstellung die [wiki:Schnittmenge] herausfinden.

Prozesssicht

Personalinformationssysteme dienen nicht nur der Verwaltung des Personales und der Arbeitsplätze, sondern sollten das [wiki:Personalmanagement] gerade bei den dispositiven Prozessen in den verschiedensten Bereichen unterstützen. Im Wesentlichen konzentrieren sich hierbei die Funktionen auf die Personalbedarfsermittlung, [wiki:Personalbeschaffung], [wiki:Personalentwicklung], Personalerhaltung und Personalfreistellung.

[wiki:Personalbedarfsplanung]

Die [wiki:Bedarf] bestimmt die personellen [wiki:Kapazität], die zum reibungslosen Fortsetzen der betrieblichen Aufgabe notwendig ist. PIS kann hierbei die Aufgabe der Datenbeschaffung und des Abgleichen von Soll- und Ist-Zustand (Über- und Unterdeckungen bzgl. Ort, Zeit, [wiki:Qualität] und [wiki:Quantität]) übernehmen. Darüber hinaus kann PIS auch einen Profilabgleich mit der zu besetzenden Stellen mit dem vorhandenen Personal durchführen und so den Entscheidungsträgern Vorschläge liefern.

Personalbeschaffung

Das Ziel der Personalbeschaffung ist die Beseitigung einer personellen Unterdeckung. Diese Unterdeckung kann wiederum qualitative, quantitative, zeitliche oder örtliche Gründe haben.

Ein Personalinformationssystem kann durch entsprechende Statistiken und Berichte den Personalbestand klassifizieren und so den Rückschluss auf Qualifikationsmuster potentieller neuer Mitarbeiter zulassen. Auch hier kooperieren wieder die Personal- und Arbeitsplatzdatenbank ([wiki:Schnittstelle]). Auf dieser Basis können dann [wiki:Stellenausschreibung] entwickelt werden, die, bei einer Verknüpfung mit dem Internet, entsprechenden Stellenbörsen oder Jobvermittlern und Headhuntern zur Verfügung gestellt werden können (siehe Entwicklungstrends).

Sendet ein Bewerber seine Unterlagen ein, so kann mit Hilfe des PIS zunächst eine Eingangsbestätigung versendet werden, das Qualifikationsprofil mit den Stellenanforderungen abgeglichen werden und als Folge dann mit dem PIS eine Einladung oder Absage geschickt werden kann. Hier wird die Verknüpfung zu Textverarbeitungssystemen mit standardisierten Bausteinen deutlich. Ebenfalls kann der Weg der [wiki:Bewerbung] durch das [wiki:Unternehmen] mit Hilfe des PIS verfolgt werden und es kann jederzeit Auskunft über den Stand der Bearbeitung gegeben werden.

Personalentwicklung

Die Personalentwicklung hat zur Aufgabe, die Mitarbeiter für die Bewältigung gegenwärtiger und zukünftiger Aufgaben zu qualifizieren.

Eine Katalogisierung erreichter Qualifikationen mit Hilfe des PIS ist hilfreich um bei personellen Veränderungen eine entsprechende Nachfolge ermitteln zu können. Profile von [wiki:Angestellte], wie auch die von Bewerbern können so mit der zu ersetzenden Person verglichen werden. Bei Bausteinqualifikationen kann mit Hilfe des PIS dokumentiert werden auf welchen Level die Qualifikation eines einzelnen Mitarbeiters, aber auch das ganzer Arbeitsgruppen ist und welches die Nachfolgenden Qualifikationen sein werden.

Anders herum kann auch für den einzelnen Angestellten bei Interesse mit Hilfe der vorliegenden Daten eine [wiki:Karriere] entwickelt werden, wobei durch die bestehenden Qualifikationen geeignete Positionen innerhalb des Unternehmens gefunden werden können. Ein [wiki:Weiterbildung] kann ergänzend ebenfalls mit Hilfe des PIS ermittelt werden.

Ein weiterer Entwicklungstrend besteht dahingehend, dass mit der Einbindung von CAL-Systemen ([wiki:Computer-Aided-Learning]) und Seminarverwaltungssystemen die Mitarbeiter eigenständig Ihre Entwicklung vorantreiben können und somit ihren PIS-[wiki:Datensatz] selbstständig erweitern.

Personaleinsatz

Der Personaleinsatz lässt sich mit Hilfe von PIS in der Hinsicht steuern, das unter Berücksichtigung qualitativer, quantitativer, zeitlicher und örtlicher Komponenten die optimalen Mitarbeiter den anstehenden Betriebsaufgaben zugewiesen werden können. Dieses erfordert bei einer höher frequentierten Personaleinsatzplanung auch ein Arbeitsmodell, welches die Mitarbeiter mit ihrem Arbeitsbedingungen flexibel hält.

Beispielhaft kann hier zum Beispiel die Personaleinsatzplanung eines Callcenters genannt werden: Mit Hilfe von langzeitlichen Anrufstatistiken kann der Bedarf an Telefonisten berechnet werden. Unter Berücksichtigung von persönlichen [wiki:Arbeitszeit] und Zeitpräferenzen kann so ein Personaleinsatztool einen Dienstplan entwickeln. In Verbindung mit einem [wiki:Gehalt] kann anschließend eine automatisierte [wiki:Vergütung] erfolgen.

Personalerhaltung und –freistellung

Ein grundlegendes Instrument Mitarbeiter auch zukünftig an ein Unternehmen zu binden ist eine gerechte Entgeltung der Arbeit. Die Personalerhaltung umfasst aber alle Maßnahmen, die notwendig sind, um vorhandene Mitarbeiter weiterhin an das Unternehmen zu binden und ihre [wiki:Leistungsfähigkeit] zu erhalten. Im administrativen Bereich bieten sich Möglichkeiten zur Unterstützung, z. B. bei der systematischen Arbeitsbewertung und somit der individuellen Entgeltfindung.

Der Personalfreistellung kommt zum Einsatz bei einer personellen Überdeckung in qualitativer, quantitativer, zeitlicher und/oder örtlicher Hinsicht. Die [wiki:Planung] lässt sich über die meisten PIS realisieren: Personalverwendungsalternativen können bestimmt, Voraussetzungen, [wiki:Kosten] und soziale Folgen der Alternativen ermittelt und schließlich entschieden werden.

Funktionssicht

Das betriebliche PIS kann je nach Aufgabengebiet und Entwicklungsstand sehr unterschiedlich gestaltet sein. PIS werden mit einzelnen Modulen als offene, aufgaben- und zielorientierte Systeme entwickelt, die speziell auf die Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten sind und auch nachträglich upgedated werden können.

Die personalspezifischen Aufgaben- und Fragestellung die von einem PIS erfüllt werden müssen teilen sich in die Hauptfelder administrativer und dispositiver Aufgaben.

Administrative Aufgaben beinhalten immer wiederkehrende Vorgänge, wie zum Beispiel:

Durch den Einsatz von PIS kommt es hier zu einer erheblichen Rationalisierung und Zeitreduzierung, sodass Informationen wesentliche schneller, aktueller und umfassender zur Verfügung gestellt werden können. Personalsachbearbeiter können sich durch Zeitersparnisse auf andere personalwirtschaftliche Aufgaben konzentrieren, wie zum Beispiel für die Betreuung von Mitarbeitern.

Dispositive Systeme unterstützen bei Entscheidung im Rahmen des Human Ressource Management. Sie unterstützen bei der Aufbereitung von Datenmaterial und liefern eine bessere Informationsgrundlage und Entscheidungshilfe für zukünftige Problembereiche der Personalplanung und –steuerung. Hierunter fallen zum Beispiel:

Eine wichtige Eigenschaft die Personalinformationssystemen unbedingt beinhalten müssen, ist die flexible Umsetzung der Software auf heutige und zukünftige fachliche Anforderungen. Man spricht hier von Funktionsmächtigkeit.

Folgende Funktionen sollten durch ein PIS erfüllt werden:

Personalabrechnung

Stammdatenverwaltung

Administration

Personalberichterstattung

Zeitermittlung

Personalplanung

Benutzersicht

Zu unterscheiden ist hier zwischen aktiven Benutzern und potenziellen Adressaten. Der Kreis der Benutzer spaltet sich in Teilnehmer mit aktiven-mittelbaren Kontakt (Inanspruchnahme von Informationen, ohne das PIS direkt zu bedienen) und mit aktiven-unmittelbaren Kontakt (Inanspruchnahme und Bedienung).

Die potenziellen Adressaten, deren Informationswünsche aus dem PIS erfüllt werden, umfasst eine wesentlich größere Gruppe als die der aktiven Teilnehmer. Innerhalb des Unternehmens werden Daten benötigt von der Personalabteilung, von Führungskräften und von Mitarbeitern.

Außerhalb des Unternehmens werden Informationen aus dem PIS von staatlichen Stellen, die statistische Daten erheben, von der [wiki:Öffentlichkeit] (Aktionäre, Verbände, Presse, Gemeinde u. a.) bezogen. Aber auch Bewerber und [wiki:Zeitarbeit] greifen via Intranet und Internet auf Personalinformationen zurück.

Mit wem die Personalabteilung über das PIS kommunizieren kann:

Aufgrund der hohen Sensibilität der Personaldaten ergeben sich auf die Benutzung und Zugriffsmöglichkeit von einem großen Benutzerkreis hohe Anforderungen an die [wiki:Sicherheit] bei Zugriff, Speicherung und Übertragung:

Hier finden eine [wiki:Kontrolle] und eine [wiki:Prävention] durch die Vergabe von Benutzerberechtigungen und durch eine Protokollierung sämtlicher Vorgänge statt.

Betroffenensicht

Beim PIS ist der grundsätzliche Unterschied zu anderen Informationssystemen mit funktionalen Schwerpunkten, dass hierbei die Eigenschaften, Fähigkeiten und Verhaltensweisen von Mitarbeitern von Menschen erfasst werden. Im Grunde genommen werden lediglich personengebundene Daten, wie Steuerklasse, [wiki:Adresse], Qualifikationen eingespeist, wobei auch partielle Abbildungen der individuellen [wiki:Persönlichkeit] eines [wiki:Arbeitnehmer] hinterlegt werden kann. Jedem Arbeitnehmer steht nach § 83 [wiki:BetrVG] die Einsichtnahme in seine Personalakte zu, auch die hinterlegten Angaben in Datenbanken zählen hierzu.

Entwicklungstrends

E-Recruiting

Die Mitarbeiterfindung für Unternehmen erfolgt immer häufiger via Internet. Über 80 % der Unternehmen nutzen ihre eigene [wiki:Website] zur Anwerbung von Personal, Online-Stellenmärkte werden regelmäßig aufgesucht um qualifiziertes Personal zu gewinnen. Im Gegensatz dazu werden klassische Werbeanzeigen in [wiki:Printmedien] von nur noch rund 30 % der Unternehmen geschaltet.

Vorteile:

E-Recruitung hat der keine ausschließliche substituierende Wirkung im Personalbeschaffungsprozess. Es steht derzeit vielmehr komplementär zur traditionellen Personalbeschaffung. PIS bietet jedoch das [wiki:Potential] dazu, hier eine stärkere Rolle zu übernehmen.

HR-Marketplace

Nicht nur elektronische [wiki:Business-To-Business]- und [wiki:Business-To-Consumer]-Märkte sind im Internet nicht mehr wegzudenken, sonder auch Märkte die auf die Unterstützung von Buisness-to-Employee-Beziehungen abzielen. Im Rahmen dieser Entwicklung erweitert sich das Spektrum der [wiki:Anbieter] im weiter auch in Richtung HR-[wiki:Portal] und HR-Marketplace. So gibt es mittlerweile sogar unter www.monster.com Arbeitskräfte-Auktionen.

Die Entwicklung wird sein, dass auf den zukünftigen Marktplätzen für Dienstleistung rund um den Faktor Arbeit annähernd sämtliche [wiki:Transaktion] abgewickelt werden.

Elektronische Personalakte

Die konventionell verwaltete Personalakte wird als Papierakte geführt, die solange aufbewahrt wird, wie es die gesetzlichen Vorschriften vorsehen. Größere Unternehmen haben die Einführung der elektronischen Personalakten vorangebracht, die Verwendung von [wiki:Dokumentenmanagement] mit CD-ROM-Archiv und [wiki:Workflow]-Einbindung setzt sich zunehmend durch.

Die elektronische Personalakte speichert vielerlei Arten von Informationen:

[wiki:Dokumentenmanagementsystem] können über eine Schnittstelle an ein PIS angebunden werden. Über eine solche Programmierschnittstelle können Originaldokumente eingescannt und archivierte Dokumente gesucht und angezeigt werden. Vorteile der elektronischen Personalakte sind die schnelle Zugreifbarkeit und Kostenvorteile bei der Lagerung der Personaldaten.

Employee Self Service

Bei Anwendung des Employee Self Service (ESS) verwalten Mitarbeiter und Vorgesetzte einen Teil ihrer Personaldaten selbst und entlasten die Personalabteilung von Routineaufgaben. Die Änderung persönlicher Daten, die Abforderung von Informationen über Schulungen oder offene Stellen, Urlaubsplanung, Reisekostenabrechnungen, sowie die Möglichkeit sich Bescheinigungen eigenständig auszudrucken gehören zu den gängigsten Funktionen des ESS. Sensible Daten sind nicht über das ESS einsehbar. Über das Internet oder Intranet erfolgt der Zugriff über eine einfache Benutzeroberfläche vom Arbeitsplatz oder zu Hause. Nach einer automatisierten Datenprüfung kann eine Freigabe durch einen Vorgesetzten vorgeschaltet werden.

Kritik

Probleme bei der Einführung

Die Probleme resultieren aus Spannungen zwischen verschiedenen [wiki:Interessengruppe] im Unternehmen:

Die betroffenen Mitarbeiter legen Wert auf die Wahrung ihrer Intim- und Privatsphäre. Eine erhöhte Kontrolle, ebenso wie die Befürchtung des Ersatzes des Arbeitsplatzes durch eine PC-Anwendung führen zu Verunsicherung. Das Management hat in der Regel eine positivere Einstellung zu diesem Thema, da sich eine deutliche Rationalisierung abzeichnet.

Starre Besetzungspolitik

Bei der sturen Beachtung von [wiki:Anforderungsprofil] besteht die Gefahr, dass nicht unbedingt der bessere Bewerber auf eine offene Stelle besetzt wird. Informationen über Lerngeschwindigkeit, Flexibilität und weiterer sog. Soft-Skills können bei ersten Bewerbungsschritten oftmals nicht abgeglichen werden, obwohl sie unter Umständen fachliche Defizite mehr als ausgleichen.

Datenüberschwall

Je mehr [wiki:Speicherplatz] zur Verfügung steht, desto weniger denkt man über die zu speichernden Informationen nach. Durch die Masse an gespeicherten Daten kann es passieren, dass man die notwendigen Daten übersieht. Eine besondere Gefahr dieser Bewegung besteht für die „elektronische Personalakte“: Alles ist mit IT abrufbar, und das Nachdenken über [wiki:Datenqualität] hört ganz auf.

One-size-fits-all-[wiki:Mentalität]

Mit zunehmender Standardisierung und dem Vordringen integrativer Gesamtlösungen rückten die konkreten Geschäftsbedürfnisse der Kunden immer mehr in den Hintergrund. Nachdem man mit den sog. „[wiki:Insellösung]“ innovativen Vorsprung realisiert hatte, wurde relativ bald wieder alles von vorgefertigten Standardabläufen eingeholt. Abgesehen von etwas moderner anmutenden Oberflächen ist man teilweise zudem wieder – nachdem auch die Internet-Anschlüsse wieder abgeklemmt sind (der [wiki:Datenschutz]!) – bei den alten „dummen [wiki:Terminal]“ angekommen.

Ressourcen bleiben ungenutzt

Immer wieder wird davon gesprochen, die Personalarbeit durch Verlagerung auf den Computer zu optimieren und dadurch Kapazität für strategische zu schaffen. Wenn man resümiert wozu die gegenwärtigen Anwendungen genutzt werden, so ist dies neben Vorgängen rund um die Gehaltsabrechnung vor allem die Administration von [wiki:Geschäftsprozess] (wie Bewerbung oder Schulung): Dies ist zwar für sich genommen positiv, für sich alleine genommen aber zu wenig! Gerade im Bereich der Personalauswahl, aber auch der Aus- und Weiterbildung besteht viel Potential.

Employee Self Service ohne [wiki:Nachhaltigkeit]

Man braucht und will viele Daten und die soll der Mitarbeiter am besten selber liefern. Natürlich ist es sinnvoll, wenn der Mitarbeiter seine Adressänderung selber eingibt. Muss er aber auch Reisen buchen? Sich für Schulungen anmelden? Und nach der Schulung Fragebögen ausfüllen („Bildungs-Controlling“)? Der hierbei wieder entstehende Datenschwall (s. o.) bleibt wieder weitestgehend ungesichtet. Gerade deswegen ist die Euphorie bei ESS abgeflaut. Es ist ein Unterschied, ob ein Employee Self Service-System dazu dient, den Mitarbeiter aus Motivationsgründen in die Prozesse zu integrieren oder um Prozesse effizienter zu gestalten.

Auch scheitert eine weit reichende Umsetzung des ESS daran, das nicht jeder Mitarbeiter Zugang zum Internet hat.

Literatur




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