Der verantwortliche Betreiber hat den Status des [wiki:Sysop], sein Aufgabenbereich gleicht dem eines [wiki:Administrator]. Jeder Benutzer ([wiki:User]) der Mailbox hat ein eigenes [wiki:Postfach], in dem elektronische Nachrichten für ihn gespeichert und von ihm abgerufen werden können. Zudem gibt es meist öffentliche Bereiche, oft Foren, Bretter oder Echos genannt (siehe [wiki:GABELN]), in denen die User sich austauschen und diskutieren können. In der Regel bieten Mailboxen darüber hinaus einen [wiki:Download]-Bereich für Dateien an oder bieten Zusatzleistungen wie z. B. Onlinespiele etc. an. Die Grafik entsprach optisch meist der des vom Fernsehen her bekannten Videotext. Beispiele dafür sind u.a. auf der rückblickenden Homepage der maXou BBS (siehe Weblinks unten) zu sehen.
In der Regel sind Mailboxen, bis auf die eigentlichen Verbindungsentgelte der Datenleitung ([wiki:Telefon]), kostenlos.
Viele Mailboxen sind untereinander vernetzt und tauschen in regelmäßigem Abstand (meist mehrfach am Tag) ihre Daten untereinander aus. Auf diese Weise können User unterschiedlicher Mailboxen schnell und kostengünstig miteinander kommunizieren.
Mit der schnellen Verbreitung der ersten [wiki:Personal Computer], vor allem des [wiki:Apple II], und der ersten brauchbaren [wiki:Modem] entstanden die privat betriebenen Mailboxen ab ca. 1978/79 vor allem in den Großstädten der [wiki:USA]. Dort waren damals Ortsgespräche kostenlos und kostenlose Ferngespräche konnten wegen eines kurz zuvor bekanntgewordenen Designfehlers des Telefonnetzes leicht illegal erschlichen werden (sogenanntes [wiki:Phreaking]), was die Verbreitung der Mailboxen v. a. in den Ballungsräumen enorm beschleunigte. In [wiki:Deutschland], wo die Personalcomputer etwas später aufkamen, wurde [wiki:1980] unter [wiki:Bundesministerium für Post und Telekommunikation] [wiki:Kurt Gscheidle] ([wiki:Sozialdemokratische Partei Deutschlands]) der Zeittakt für Ortsgespräche eingeführt. Phreaking war im anders verschalteten deutschen Telefonnetz unmöglich, und das Monopol der [wiki:Deutsche Bundespost] verhinderte brauchbare Modems, so dass der Start der Szene viel langsamer verlief und nicht die amerikanischen Ausmaße erreichte.
Das weltgrößte private Mailbox-Netz, das [wiki:FidoNet] (kurz Fido) entstand [wiki:1984] und verbreitete sich schnell weltweit. Kurze Zeit später entstanden in Deutschland weitere Mailbox-Netze wie das [wiki:MausNet], [wiki:Z-Netz], [wiki:T-Netz], [wiki:AmNet], [wiki:RaveNet] die aber keine internationale Verbreitung fanden. Auch politische Aktivisten bauten verschiedene Mailbox-Netze auf; im deutschsprachigen Raum war das größte das [wiki:CL-Netz]. Die Ökologisch-Demokratische-Partei "ödp" nutzte vor deren Internetauftritt seit ca. 1989 das Fido-basierende ödp-Net.
Obwohl die von den verschiedenen Netzen verwendete Software zueinander inkompatibel war, entstanden zwischen diesen Netzen rasch Schnittstellen, sogenannte [wiki:Gateway (Computer)], mit denen über die Netzgrenzen hinweg Nachrichten verschickt werden konnten.
Mitte der [wiki:1990er]-Jahre erreichte die Zahl der Mailbox-User ihren Höhepunkt. Sie wird auf etwa 1,56 Millionen allein im FidoNet geschätzt. Mit der seitdem zunehmenden Verbreitung des [wiki:Internet] gingen die Benutzerzahlen jedoch stark zurück.
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