Das Verfahren geht auf Vorschläge der sogenannten Hartz-Kommission aus dem Jahr 2002 zurück. Der Begriff ELENA-Verfahren hat inzwischen die ursprüngliche Bezeichnung „Job-Card“ abgelöst.
Ziele
Mit dem ELENA-Verfahrens verfolgt die Politik das Ziel, Arbeitgeber von Anfragen zu Einkommensbescheinigungen für ihre Arbeitnehmer zu befreien und damit Kosten der Arbeitgeber sowie der Agenturen für Arbeit zu reduzieren. Nach Berechnungen verschiedener Gutachten und nach Angaben der Arbeitgeber könnte die deutsche Wirtschaft abzüglich der Kosten für das neue Verfahren jährlich rund 85,6 Millionen Euro sparen.
Für die Arbeitnehmer ist das ELENA-Verfahren nicht mit finanziellen Vorteilen verbunden. Die beschleunigte Datenübermittlung könnte jedoch bewirken, dass die Arbeitnehmer im Antragsfall schneller die ihnen zustehenden Leistungen erhalten.
Der Ablauf
Derzeit müssen Arbeitnehmer, wenn sie Leistungen beantragen, die von Angaben zum Arbeitsverhältnis abhängen, bei Behörden Papierbescheinigungen vom Arbeitgeber vorlegen – etwa bei Krankenkassen für die Berechnung von Krankengeld oder beim Sozialamt für die Beantragung von Wohngeld.
Um das zu vermeiden, sollen die benötigen Daten zukünftig in der „Zentralen Speicherstelle“ (ZSS) elektronisch hinterlegt werden. Über einen standardisierten Meldedatensatz sollen die Arbeitgeber die Daten übermitteln. Wer Leistungen von Behörden in Anspruch nehmen möchte, ermächtigt mit seiner Signaturkarte das zuständige Amt zum Datenabruf. Dieses muss dann nicht mehr beim Arbeitgeber die Daten erfragen.
Die Signaturkarte selbst enthält keine Daten. Sie ist vielmehr mit einem integrierten Zertifikat zur Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen ausgestattet und enthält eine Zertifizierungsnummer, die einem Teilnehmer zugeordnet ist. Der Arbeitnehmer beantragt sie bei einem Anbieter für Zertifizierungsdienste („Trust Center“). Außerdem meldet er die Signaturkarte bei der so genannten „Registratur Fachverfahren“, einer zentralen, öffentlich-rechtlichen Stelle, an. Dies kann direkt bei der Registratur Fachverfahren oder über eine Anmeldestelle (zum Beispiel die Agenturen für Arbeit) erfolgen.
Abbildung: Job-Card-Verfahren (Quelle: Wikipedia)
Karte
Für das ELENA-Verfahren können verschiedene Signaturkarte verwendet werden. Grundsätzlich sind alle Karten zulässig, die qualifizierte Signaturen im Sinne des Signaturgesetzes erstellen können.
Beispiele:
- Sparkassen-Finanzgruppe (S-TRUST Signaturkarte)
- Bundesdruckerei (D-TRUST Signaturkarte)
- Deutsche Telekom / TeleSec (T-TeleSec Smart Card)
- DATEV (e:secure-Card)
- Deutsche Post AG (SIGNTRUST-CARD)
- TC TrustCenter (TC QSign)
Zeitplan
Die Vorbereitungen für "ELENA" werden im Jahr 2009 abgeschlossen. Die Arbeitgebermeldung startet zum 1. Januar 2010. Zunächst sollen ausschließlich die Entgeltdaten der Arbeitnehmer gesammelt werden.
Ab 2012 soll das ELENA-Verfahren für Arbeitnehmer verpflichtend werden. Geplant ist, dass zunächst die Agenturen für Arbeit für das Arbeitslosengeld und die Stellen, die Eltern- oder Wohngeld zahlen, das Verfahren nutzen.
Einsatzgebiete
Für den Start des ELENA-Verfahrens sind zunächst fünf Bescheinigungen vorgesehen:
Für das Arbeitslosengeld:
- Arbeitsbescheinigung
- Bescheinigung über Nebeneinkommen
- Auskunft über die Beschäftigung
Für das Wohngeld:
- Auskunft über den Arbeitsverdienst
Für das Elterngeld:
- Einkommensnachweis
Bis zum Jahre 2015 möchte die Bundesregierung prüfen, ob weitere Bescheinigungen des Sozialrechts in das Verfahren eingebunden werden können. Je nach Ergebnis soll das ELENA-Verfahren weiter ausgebaut werden.
Was Unternehmen beachten müssen
Grundlage dafür, dass das ELENA-Verfahren funktioniert, sind die Meldungen der Arbeitgeber. Ab Januar 2010 müssen sie jeden Monat das Arbeitsentgelt ihrer Mitarbeiter melden. Diese monatliche Meldung wird in das bestehende maschinelle DEÜV-Meldeverfahren eingebunden.
Die Verpflichtung zu dieser Meldung regelt § 97 SGB IV. Darüber hinaus soll nach dem Willen des Bundesministerium für Arbeit und Soziales bald eine Verordnung zur Übermittlung der Daten im ELENA-Verfahren (ELENA-Datensatzverordnung- ELENADV) verabschiedet werden. Ein Entwurf (Stand 7.10.2009) liegt bereits vor.
Kritik
Viele Datenschützer kritisieren an dem ELENA-Verfahren, dass millionenfach Arbeitnehmerdaten bei der Zentralen Speicherstelle auf Vorrat gesammelt würden, ohne dass erkenntlich sei, ob die Daten überhaupt jemals benötigt würden.
Außerdem verweisen sie darauf, dass in Zukunft jeder Streikende in der ELENA-Datenbank erfasst werden solle – egal ob es sich um einen offiziellen oder einen „wilden“ Streik handle. Der Arbeitnehmer habe keinen Einfluss darauf, welche Daten über ihn gespeichert werden. Er werde lediglich über den Versand des Datensatzes informiert und habe nach §103 SGB IV das Recht, die über ihn gespeicherten Daten einzusehen.
In dem Datensatz könnten demnach nicht nur Name, Geburtsdatum, Versicherungsnummer, oder Adresse hinterlegt werden, sondern auch Fehlzeiten, Abmahnungen, Fehlverhalten und Streikbeteiligung. Als Begründung könnten die Behörden anführen, diese Angaben seien für eine Entscheidung über eventuelle Sperrzeiten nötig.
Auch die Gewerkschaften äußerten sich ablehnend gegenüber der ELENA-Datenbank. Laut DGB-Chef Michael Sommer erwäge seine Gewerkschaft eine Klage, sobald die gesetzlichen Grundlage konkreter sei.
Angesicht dieser Kritik von Datenschützern und Gewerkschaften hat das Arbeitsministerium Anfang Januar 2010 Nachbesserungen beim ELENA-Verfahren angekündigt. Die Datensätze sollen "schlanker" werden. Genaue Informationen über Änderungen sind jedoch noch nicht bekannt.
Arbeitgeber dürften aufgrund der zu erwartenden Kostenersparnis die Einführung des Verfahrens eher begrüßen. Zunächst kommt jedoch eine Doppelbelastung auf sie zu: Bis das ELENA-Verfahren in 2012 für Arbeitnehmer verpflichtend wird, müssen sie trotz der elektronischen Datenlieferung alle Bescheinigungen noch schriftlich erstellen.
