Wie es anfing: Zeugnisse als Disziplinierungsmittel
Arbeitszeugnisse gab es bereits beim Gesindezwangsdienst: Mit der Reichspolizeiordnung von 1530 wurden „Atteste für ordnungsgemäßes Ausscheiden“ eingeführt. Kein Dienstherr durfte einen Knecht in sein Haus nehmen, wenn er kein Zeugnis vorweisen konnte, in dem stand, dass er auf ehrliche Weise und mit Zustimmung des letzten Dienstherrn gegangen war. Herrschaften, die Dienstboten ohne Zeugnis beschäftigten oder ein solches verweigerten, drohten Geldstrafen.
1846 wurde in Preußen das „Gesindedienstbuch“ eingeführt:
„Bei Entlassung des Gesindes ist in von derDienstherrschaft ein vollständiges Zeugnisüber die Führung und das Benehmen in dasGesindebuch einzutragen.“
Das Gesindebuch musste vor Dienstantritt bei der örtlichen Polizei vorgelegt werden. Wer von seiner Herrschaft ein schlechtes Zeugnis bekommen hatte, konnte nach zwei Jahren ein neues Gesindebuch bei der Polizei beantragen, wenn er nachweisen konnte, dass er sich in den letzten zwei Jahren tadellos geführt hatte. Als Tugenden galten: Fleiß, Treue, Gehorsam, sittliches Betragen, Ehrlichkeit.
Mit dem Inkrafttreten des Bürgerlichen Gesetzbuches am 1. Januar 1900 wurde der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis gesetzlich geregelt: Alle Arbeitnehmer können ein Zeugnis verlangen, dass die Führung und Leistung beurteilt.
Der Arbeitgeber hat das Arbeitszeugnis so zu formulieren, dass es der Leistung des Mitarbeiters gerecht wird und gleichzeitig einem Dritten (z.B. Personalleiter) Informationen über die Qualifikation und Leistung liefert.
Schulnoten und Zeugniscode
Die Beurteilung der Leistung nach dem Zeugniscode ist eine Bewertung nach Schulnoten, von sehr gut bis ungenügend. Das kommt unserem Bedürfnis nach Klarheit und Eindeutigkeit sehr entgegen. Da schlechte Noten in Arbeitszeugnissen äußerst selten sind und die Bewertungen in der Regel zwischen befriedigend und sehr gut schwanken, haben die Zeugnisse nur eine geringe Aussagekraft. Hinzukommt, dass die weniger guten Noten auch ein Angriff sind auf das Selbstwertgefühl des Mitarbeiters und auf Widerspruch stoßen. Schulnoten eignen sich nicht, eine Arbeitsleistung differenziert und angemessen zu beurteilen. Es geht um die Stärken des Mitarbeiters und wie er sie nutzbringend mit welchen Ergebnissen im Unternehmen eingesetzt hat. In Arbeitszeugnissen werden deshalb auch keine Schwächen beurteilt. Wenn Mitarbeiter ihren Job gut gemacht haben, müssen die Aufgaben den Fähigkeiten entsprechen.
Die Zufriedenheitsskala hat sich in den letzten hundert Jahren entwickelt. Das Bundesarbeitsgericht hat die Zufriedenheitsfloskeln aus Gründen der Rechtssicherheit für zulässig erklärt, aber gleichzeitig den Zeugnisausstellern die Formulierungsfreiheit zugestanden. Arbeitgeber sind frei in ihrer Entscheidung, ob sie die Formulierung des Zeugniscodes verwenden oder das Zeugnis in einer klaren, verständlichen Sprache schreiben. Diese Freiheit sollten die Arbeitgeber endlich nutzen. Wir brauchen keine Schulnoten.
Zeugnisse ergebnisorientiert formulieren
Zeitgemäße Arbeitszeugnisse sind das Ergebnis eines Soll-Ist-Vergleichs. Die Anforderungen werden den tatsächlichen Fähigkeiten und Leistungen gegenüber gestellt. Von einem Lagerarbeiter erwartet niemand Kreativität, wie etwa bei einem Werbeleiter. Von einem Buchhalter verlangt man kein Verkaufstalent. Und bei einer Blumenbinderin muss das Zahlenverständnis nicht so ausgeprägt sein wie bei einem Revisor. Unterschiedliche Jobs erfordern unterschiedliche Fähigkeiten. Ein Verkäufer im Außendienst braucht mehr Enthusiasmus als Vorsicht und mehr emotionale Stabilität als etwa ein Qualitätsmanager oder Controller. Ein Unternehmer muss risikofreudiger sein als eine Führungskraft im mittleren Management.
Wer Zeugnisse ausstellt, hat zwei Probleme zu lösen: Das Sprach- und das Beurteilungsproblem. Mit der Sprache richtig umzugehen und jemand beurteilen ist auch sonst nicht einfach. Das ist wohl auch der Grund, warum Zeugnisaussteller hartnäckig an den Formulierungen und Bewertungen des Zeugniscodes festhalten. Das erfordert weniger Schweiß. Firmen und Organisationen wollen bei der Suche nach qualifizierten Mitarbeitern wissen, ob der künftige Mitarbeiter bereits erfolgreich gearbeitet hat und ihnen bei der Lösung ihrer Probleme helfen kann. Dabei kann eine handlungsorientierte Einstellung und eine optimistische Grundhaltung nützlich sein. Doch Vorsicht: Auch Pessimisten können erfolgreich sein.
Ein Zeugnisleser und künftiger Arbeitgeber will wissen, welchen Nutzen der Mitarbeiter einem Unternehmen gebracht hat. Peter Drucker schreibt in seinen Büchern, dass es im Management auf die Resultate ankomme, auf den Output und natürlich auch darauf, wie das Unternehmen die Stärken des Mitarbeiters genutzt hat. Diese Erkenntnis lässt sich heute auf alle Mitarbeiter übertragen. Ein Zeugnisaussteller sollte sich auf folgende Fragen konzentrieren:
- Welche Stärken / Fähigkeiten konnte der Mitarbeiter nutzbringend einsetzen?- Welche Ergebnisse / Erfolge hat er mit seiner Arbeit erzielt?- Was war sein Beitrag zum Ganzen?
Beispiele:
- Sie hat dafür gesorgt, dass unsere Qualitätsstandards aktualisiert und eingehalten werden.
- Sie hat den Umsatz in ihrem Verkaufsbezirk gegenüber dem Vorjahr um .x % gesteigert, was auch die Erträge erheblich erhöht hat.
- Die Ergebnisse der Projektarbeit „Arbeitszeitflexibilisierung“ hat unter ihrer Leitung zu einer besseren Anpassung von Öffnungs- und Arbeitszeiten geführt und damit zu mehr Kundenzufriedenheit.
- Sie hat Verbesserungsvorschläge gemacht, die wesentlich dazu beigetragen haben, dass die Reklamationsrate gesunken ist.
- Sie hat ihren Arbeitsplatz neu organisiert, die Arbeitsabläufe gestrafft und neue Aufgaben übernommen, was zu einer Steigerung der Arbeitseffizienz geführt hat.
- Unter ihrer Federführung wurde das EDV-System SAP R/3 eingeführt, was dazu beigetragen hat, das Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen.
- Er hat die Durchlaufzeiten für Kreditanträge verkürzt.
- Er entwickelte eine erfolgreiche Verkaufsstrategie für den Wertpapierbereich unseres Hauses. Durch aktive Kundenansprache steigerte er die Erträge aus Wertpapierprovisionen um x %.
Knapp und verständlich schreiben
Wer Personal auswählt und viele Zeugnisse lesen muss, wundert sich darüber, wie verschwenderisch Arbeitgeber mit ihrer Zeit umgehen, um die Leistung in Arbeitszeugnissen zu beschreiben:
Sie stellte kontinuierlich und in für uns beeindruckender Art und Weise ihre Fähigkeit unter Beweis und mit sehr großem, den Rahmen ihrer Aushilfstätigkeit im positiven Sinne weit übersteigenden Verantwortungsbewusstsein zu arbeiten.
Wie bescheiden kommt dagegen der Satz daher, der diesen Sachverhalt im Kurzsatzstil beschreibt:
Sie arbeitet selbständig und eigenverantwortlich.
Das Zeugnis sollte außerdem leicht lesbar sein. Zeugnisaussteller sollten deshalb Bandwurmsätze vermeiden, sie hemmen den Lesefluss. Sie sollten kurze, klare und anschauliche Sätze formulieren. Zwei DIN-A4-Seiten sind ausreichend.
Zeitgemäße Arbeitszeugnisse schreiben - ein neues Verfahren
Das PC-gestützte Verfahren DAS NEUE ARBEISZEUGNIS (DNA) hilft dem Arbeitgeber, sein Zeugnisproblem zu lösen: Wie formuliere ich in kürzester Zeit in klaren, präzisen Sätzen ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, das die rechtlichen Vorgaben erfüllt, der Leistung des Mitarbeiters gerecht wird und dem Zeugnisleser Informationen liefert über Qualifikation, Arbeits- und Sozialverhalten sowie Arbeitserfolge.
Und so funktioniert es:
Die Personalabteilung druckt mit Hilfe der CD-ROM den Beurteilungsbogen aus und leitet ihn an den Vorgesetzten weiter, der für die Beurteilung der Leistung zuständig ist. Der Vorgesetzte kreuzt im Beurteilungsbogen an, welche Anforderungen für die Stelle erforderlich sind (Soll) und wie der Mitarbeiter diese Kriterien erfüllt hat (Ist). Er kreuzt die zutreffenden Textbausteine an und ändert oder ergänzt sie mit individuellen Formulierungen. Er berücksichtigt die Angaben im Selbsteinschätzungsbogen des Mitarbeiters und formuliert in den zusätzlichen Bausteinen die konkreten Arbeitsergebnisse und den Beitrag, den der Mitarbeiter zum Erfolg des Unternehmens geleistet hat.
Die endgültige Formulierung des Zeugnisentwurfs übernimmt die Personalabteilung. Sie wird nicht nur die Textbausteine aneinander reihen, sondern den Rohtext mit Hilfe der CD-ROM bearbeiten und zu einem lesbaren Zeugnis machen.
Manche Zeugnisaussteller wünschen sich ein Zeugnis auf Knopfdruck. Sie wollen ein Verfahren, bei dem das System in wenigen Minuten ein Zeugnis ausdruckt, mit dem alle Beteiligten höchst zufrieden sind: Der Mitarbeiter, der beurteilende Vorgesetzte und die Personalabteilung als „formulierende Stelle.“
Diese Erwartungen kann kein Zeugnisverfahren erfüllen, auch nicht DNA. Wer als Zeugnisaussteller ein aussagekräftiges Zeugnis schreiben will, muss sich die Mühe machen, die persönlichen Leistungen, die Arbeitsergebnisse und den Beitrag zum Unternehmenserfolg individuell zu formulieren. Das können Textbausteine nicht leisten. Die Sätze über die Arbeitsergebnisse müssen individuell formuliert werden. Erst dann wird es ein Zeugnis, mit dem nicht nur der Mitarbeiter zufrieden ist, sondern auch die Beurteilenden, weil sie die richtigen Worte gefunden haben und der Mitarbeiter ein Zeugnis erhält, in dem er sich wiederfindet und gerecht beurteilt fühlt.
Literatur:
List, Karl-Heinz: Das zeitgemäße Arbeitszeugnis - Ein Handbuch für Zeugnisaussteller (mit CD-ROM), Nürnberg 2009
(4. Auflage)
Weblink
http://www.software-arbeitszeugnisse.de
