Beispiel:
Ihre Bewerbung als Außendienst-Mitarbeiter
Sehr geehrter Herr Sommer,
vielen Dank für Ihre Bewerbung. Mit großem Interesse (1) haben wir Ihren Werdegang und Ihre beruflichen Qualifikationen zur Kenntnis genommen. Bei der Vielzahl der eingegangenen Bewerbungen ist uns eine Entscheidung nicht leicht gefallen. (2) Wir haben uns für einen anderen Bewerber entschieden. Wir bitten um Verständnis für unsere Entscheidung, die aus rein sachlichen Erwägungen erfolgt ist und in keinem Zusammenhang mit Ihrer persönlichen Qualifikation steht. (3)
Wir wünschen Ihnen, dass Sie bald eine Position finden, die Ihrer Neigung und Qualifikation entspricht. Die uns überlassenen Unterlagen erhalten Sie zu unserer Entlastung (4) zurück.
Mit freundlichen Grüßen
Hermann Meier
Personalleiter
Kommentar:
(1) Der zweite Satz „Mit großem Interesse...“ ist überflüssig.
(2) Dass der Firma die Entscheidung nicht leicht gefallen sei, kann man in vielen Absagebriefen lesen. Unterstellen wir einmal, dass dies der Wahrheit entspricht. Glaubt der Schreiber des Absagebriefes wirklich, dass ein Bewerber an dieser Information interessiert ist? Übrigens steht ein solcher Satz immer in Absagebriefen, aber niemals in Zusagen.
(3) Die Firma bittet den Bewerber um Verständnis für die negative Entscheidung, die in keinem Zusammenhang mit der Qualifikation stehe. Bei der Bewerberauswahl geht es immer um die Qualifikation. Der Satz ist schlicht Unsinn.
(4) Die Firma schickt die Unterlagen zu ihrer „Entlastung“ zurück. Ich bin mir ziemlich sicher, dass der Bewerber überhaupt nicht die Absicht hatte, die Firma in irgendeiner Form zu belasten, im Gegenteil. Vielleicht wollte er die Firma durch seine Mitarbeit entlasten.
Einen Absagebrief zu formulieren ist kein unlösbares Problem. Man sollte allerdings unterscheiden, ob es eine Absage ist als Ergebnis der Vorauswahl oder ob es sich um die endgültige Entscheidung handelt, die meistens erst dann erfolgt, wenn die Vorstellungsgespräche beendet sind und eine Entscheidung getroffen worden ist.. Peinlich wird es dann, wenn der Bewerber eine Woche nach Erscheinen der Stellenanzeige eine Absage erhält, in der steht, dass die Firma sich für einen anderen Bewerber entschieden habe.
Muster Absagebrief (Version 1:
Ihre Bewerbung als Außendienst-Mitarbeiter
Sehr geehrter Herr Sommer,
vielen Dank für Ihre Bewerbung. Um diese Stelle haben sich viele beworben, die wir nicht alle einladen können. Bei der Vorauswahl haben wir geprüft, welche Bewerber bei ihrer schriftlichen Selbstpräsentation den Eindruck vermittelt haben, dass sie unseren Anforderungen sehr nahe kommen und die Richtigen für diese Stelle sein könnten. Leider gehören Sie nicht zu denjenigen, die wir zu einem Vorstellungsgespräch einladen werden.
Wir wünschen Ihnen, dass Sie bei Ihrer nächsten Bewerbung mehr Glück und Erfolg haben werden.
Mit freundlichen Grüßen
Version 2:
Ihre Bewerbung als Außendienst-Mitarbeiter
Sehr geehrter Herr Sommer,
wir hatten vorige Woche Gelegenheit, Sie persönlich kennen zu lernen. Sie haben uns bei diesem Gespräch davon überzeugt, dass Sie für die Stelle qualifiziert sind und die notwenige Berufserfahrung besitzen.
Wir hatten mehrere geeignete Bewerber für diese Position, aber leider nur eine einzige Stelle zu vergeben. Wir haben uns für einen Ihrer Mitbewerber entschieden.
Wie bei all diesen Entscheidungen gehen wir das Risiko ein, die falsche Wahl getroffen zu haben. Damit müssen wir leben.
Wir wünschen Ihnen für Ihren weiteren Berufsweg viel Erfolg.
Mit freundlichen Grüßen
Literatur:
List, Karl-Heinz: Einfach gut formulieren - Kurz, klar und korrekt schreiben, für Chefs und Personaler, Nürnberg 2007
List, Karl-Heinz: Praxisbuch Personalmanagement für die Pflege, Berlin 2010
